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管理組合の組織と役割

管理組合組織図
 
管理組合理事会の職務と役割内容
役職役割内容
理事長規約又は細則により、理事長の職務として定められた事項。
団地総会又は理事会の議決により、理事長の職務として定められた事項。
通常総会において、組合員に対し、前会計年度における管理組合の業務の執行に関する報告を行う。
副理事長理事長補佐。理事長が事故にある時は、その職務を代理し、理事長が欠けた時は、その職務を行う。
理事会の司会・進行。副理事長が交代で実施する。
理事会の議題作成(特別な議題がある場合のみ)。必要があれば、議題のひな形の内容に加筆、訂正を加える。
作成後、理事長、副理事長、管理員、管理棟PCへメールで送付する。
会計担当理事管理費等の収納、保管、運用、支出等に係る会計処理業務を行う。
書記担当理事理事会の議事録は日本建物管理が、原案を理事長、副理事長、書記に配信する。
書記が主に内容を確認し、最終の案を作成。
理事会開催後2週間以内を目途に、各役員に議事録案を配布(配布は書記担当から関係者へメールで配信)する。
データ管理担当理事情報管理専門委員会に準ずる。
設備営繕担当理事資産向上専門委員会に準ずる。
防犯防災担当理事自主防災会に準ずる。
広報担当理事瓦版の作成する。
理事会から住民へお知らせする掲示板あるいは配布用資料の作成する。
説明会の資料等は、各担当で作成する。
総務担当理事理事会開始30分前に集合し、机、資料等のセッティングを行う。
理事会開催前に各役員に開催の通知を行う。
理事会を欠席する場合、メールの場合は全員に、電話の場合は総務に電話する。総務担当は、理事会当日に出欠状況を理事長、書記に連絡する。
理事会資料の保存(理事会に提出された専門委員会の資料、議事録を含む)を行う。
議事録を含む紙ベースの理事会資料をバインダーに保存する(毎月)。
議事録を含む電子媒体の資料をパソコンに保存。紙ベースのみの資料は、PDF化して保存する(毎月)。
また毎年任期終了時にDVD(正、副)にまとめて保存する。
環境・イベント担当理事ゴミの廃棄・収集、樹木・除草の状況、自動車・自転車の駐車などの団地内の環境保全に関する事項。
管理組合員間のコミュニケーションの活性化。
監事管理組合の業務の執行及び財産の状況を監査し、その結果を団地総会に報告する。
管理組合の業務の執行及び財産の状況について不正があると認められる時は、臨時総会を招集する。
管理組合の業務執行を監視し、管理規約等に係る問題を発見した場合は、執行者に問題を指摘し、改善を促すなどの措置を取る。
監査を受ける者からの客観性を保持する。
 
各種専門委員会の種別と活動内容
委員会種別活動内容
資産向上専門委員会共有部分の維持・管理、長期修繕等に関する事項。
情報管理専門委員会コープシティ桜台ホームページの維持・改善。
管理組合関連情報の保管システムの維持・改善。
環境向上専門委員会マンション内住環境の維持・改善。
管理組合員間のコミュニケーションの活性化。
自治会主催のイベントとの参加人数、役割分担等の調整。
自主防災会管理組合と自治会との下部に位置する独立組織。
合同の防犯防災活動。災害発生時の対応案策定。
規約改正専門委員会コープシティ桜台の運用細則等を含む管理規約の見直しを行う。
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