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届出書類の案内

書類規約並びに細則の内容
誓約書区分所有者は、その貸与に係る契約にこの規約、団地総会の決議及び使用細則に定める事項を遵守する旨の条項を定めるとともに、契約の相手方にこの規約、団地総会の決議及び使用細則に定める事項を遵守する旨の誓約書を管理組合に提出させなければなりません。
誓約書役員はその業務の過程で知り得た個人情報について、公的機関から法令に基づく要請がある場合を除き、一切第三者に漏らさないものとし、その旨を記した誓約書を就任時に管理組合に提出します。
議決権者届前項により一の組合員とみなされる者は、議決権を行使する者1名を選任し、その者の氏名をあらかじめ団地総会開会までに理事長に届け出なければなりません。
議決権代理権者届代理人は、代理権を証する書面を理事長に提出しなければなりません。
会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿及びその他の帳票類理事長は、会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿及びその他の帳票類を作成して保管し、組合員又は利害関係人の理由を付した書面による請求があったときは、これらを閲覧させなければなりません。
駐車場使用申込書第4条第1項の資格者が駐車場を使用しようとするとき(自動車を使用しているとき、又は近い将来購入する予定のあるとき)は、駐車場使用申込書(別記様式第1)に必要事項を記載のうえ管理組合に提出することにより、駐車場の使用を申し込むことができます。
駐車場使用許可証管理組合は前項の申込みを受けたときにはその内容を確認し、使用を承認するときは、前項の申込者に対して許可証(別記様式第2)を発行します。
駐車場使用許可証管理組合は、駐車場使用者間の利便性等の公平を図るため、2年ごとに、抽選、その他公正な方法により、各使用者が使用する駐車区画の変更を行わなければなりません。管理組合は前項により駐車区画の変更を行ったときは、第5条第2項の許可証を更新するものとします。
駐車場使用許可解約届使用者は、管理組合に対して1ヶ月前までに書面をもって解約の申し入れを行うことにより、駐車場使用契約を解約することができます。
自動車保管場所使用承諾証明書管理組合は、使用者が自動車の保管場所の確保等に関する法律施行規則第1条第1項第一号に規定する書面により、駐車場をその保有する自動車の保管場所として使用することを管理組合が承諾した旨の証明を求めたときは、遅滞なく、その証明を行うものとします。
駐輪場使用申込書駐輪場の使用を希望するときは、所定の駐輪場使用申込書に必要事項を記載のうえ管理組合に提出することにより、駐輪場の使用を申し込むものとします。
駐輪シール管理組合は前項の申込み者に所定の駐輪シールを交付することをもって駐輪場の使用を承認します。
集会室使用申込書(1)集会室の使用を申込む者は、原則として使用日の前日までに別紙の『集会室使用申込書』を管理組合に提出し、その使用許可を得るものとします。
集会室使用許可書(2)集会室の使用許可を得た者は、管理事務所に常備する集会室使用予定表に必要事項(使用目的・参加人数・申込者の氏名・電話番号)を記載します。
専有部分改修・改装工事申請書区分所有者及び占有者は、修繕等を行う場合には、近隣の区分所有者もしくは占有者の承諾を得た後、専有部分改修・改装工事申請書(別記様式第1、以下本細則及び専有部分改修・改装工事審査規定において「申請書」といます)と工事仕様書、設計図等の工事の内容の分かる書類を添付して、理事長宛に提出し、原則として当該工事の着手日より3週間以上前に管理組合の承諾を得なければなりません。ただし、壁紙、ふすまの張り替え等の軽易な修繕等は除くものとします。
専有部分改修・改装工事承諾書管理組合は、区分所有者もしくは占有者から提出された申請書を受理してから、2週間以内にこの細則と一体をなす「専有部分改修・改装工事審査規定」に基づき、その内容を審査して当該区分所有者もしくは占有者に回答をしなければなりません。
組合員変更届区分所有者は規約第30条(届出義務)に定めるとおり、新たに組合員の資格を取得し又は喪失したときは、すみやかにその旨を別記様式第3に掲げる様式により管理組合に届け出なければなりません。
入居届区分所有者又は占有者が新たに入居したときは、すみやかにその旨を別記様式第1に掲げる書面により管理組合に届出なければなりません。届出事項に変更があったときも、同様とします。
誓約書前項の入居者が占有者であるときは、規約第19条(専有部分の貸与)第2項に定めるとおり、別記様式第2に掲げる誓約書を前項の届出と同時に管理組合に提出しなければなりません。
通知受領場所届組合員は規約第44条(招集手続)第2項の通知を受けるべき場所を設定、変更又は廃止したときは別記様式第4に掲げる書面により管理組合に届出なければなりません。
管理費等未納請求書管理費等が規約第63条(管理費等の徴収)第1項に定められた期日(以下「収納日」といいます。)までに納入されない場合、管理組合は収納日までに納付すべき金額を納付しない組合員(以下「未納者」といいます。)に対して速やかに文書等により連絡し納入を求めます。
管理費等滞納督促書管理組合が前条の文書等による連絡をしたにもかかわらず翌月の収納日までに管理費等が納入されない場合、管理組合は滞納として未納者に対して文書により督促し、支払日の回答を求めます。
管理費等支払催告書管理組合が前条の督促をしたにもかかわらず、さらに翌月の収納日までに管理費等が納入されず、かつ、支払い日の回答も無い場合、管理組合は未納者に対して配達証明付き書留郵便で、管理費等支払催告書により回答期限付きで支払日の回答を求めます。
緊急記録画像の確認承認書緊急を要する場合には、前項の理事会の承認は理事の書面等による決議をもって代えることができるものとします。
記録画像の確認記録書理事長は第1項に基づき記録画像の再生を行った場合には、再生した日時、事由、再生した者、再生に立ち会った者、および結果を記録するものとします。
誓約書理事長は、第4条第2項に基づき記録画像の再生を委託した第三者および第5条に基づき記録画像の確認に立ち会った、役員以外の者に対しても、前項と同様の義務を周知しその遵守を求めるとともに、再生の都度その旨の誓約書を管理組合に提出させるものとします。
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