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自主防災会規約・細則

コープシティ桜台自主防災会規約

(名称と位置付け)
第1条
(1) この会は、コープシティ桜台自主防災会(以下「本会」という。)と称する。
(2) 本会は、コープシティ桜台自治会(以下「自治会」という。)とコープシティ桜台管理組合(以下「管理組合」という。)が、別に締結する協定書に基づき相互に協調して設置、運営する。

(活動の拠点)
第2条 本会の事務所は、コープシティ桜台管理事務所内に置く。

(目的)
第3条 本会は、住民の隣保協同の精神に基づく自主的な防犯・防災活動を行うことにより、地震その他の災害(以下「地震等」という。)による被害及び犯罪被害(以下あわせて「災害等」という。)の防止及び軽減を図ることを目的とする。

(事業)
第4条 本会は、前条の目的を達成するため、次の事業を行う。
(1) 防犯・防災に関する知識の普及・啓発に関すること。
(2) 災害等に対する予防に資するための地域の災害危険の把握に関すること。
(3) 防災訓練の実施に関すること。
(4) 災害等の発生時における情報の収集・伝達及び出火防止、避難、救出・救護、給食・給水等応急対策に関すること。
(5) 防災資機材の整備等に関すること。
(6) 防犯活動として必要な事項。
(7) 他組織との連携に関すること。
(8) その他本会の目的を達成するために必要な事項。

(会員)
第5条 本会は、コープシティ桜台に居住する全ての世帯(以下「会員」という。)をもって構成する。

(役員・委員)
第6条 本会に次の役員・委員を置く。
(役員)
(1) 会長    1名(自治会長が兼務する)
(2) 副会長   1名(管理組合理事から管理組合理事長が選任する)
(3) 幹事    7名以上(会長・副会長を含む。うち1名は管理組合理事長が選任する防火管理者とする。会長、副会長、および管理組合理事長が選任する防火管理者以外の幹事は会員の中から公募し、会長が委嘱することを基本とする。ただし、幹事会運営の円滑化の観点から、会長が管理組合理事長の同意を得て、管理組合理事及び自治会役員の中から指名して委嘱することができる。)
(委員)
(4) 防災棟委員 8名(1,3,5号棟は2名ずつ、2,4号棟は1名ずつ、管理組合理事、自治会役員が兼務し、会長が管理組合理事会と自治会役員会の同意を得て選任する)
(5) 監事    自治会の監査役がその地位のまま監事の責務を行う。
2 役員・委員の任期は1年とする。ただし、再任することができる。
3 任期中の役員・委員に欠員が生じた場合には以下の通りとする。
(1) 管理組合役員もしくは自治会役員である役員・委員が欠けた場合は、それぞれ管理規約もしくは自治会規約に基づき新たに選任された者、もしくは代行する者が補欠役員・委員に就任する。
(2) 前号に該当しない幹事が欠けた場合には、会長は新たに公募を行い補欠幹事を委嘱するか、管理組合理事長の同意を得て、管理組合理事、自治会役員の中から指名して、補欠幹事を委嘱することができる。

(役員・委員の責務)
第7条 会長は、本会を代表し、会務を総括し、災害等の発生時における応急活動の指揮命令を行う。
2 副会長は、会長を補佐し、会長に事故のあるときはその職務を行う。
3 幹事は、幹事会の構成員となり、会務の運営に当たる。
4 防災棟委員は、役員の要請を受けて防災知識の普及、広報、防災訓練の実施等に協力する。また災害等の発生時には対策本部に参画する。
5 監事は、会の会計を監査する。

(会議)
第8条 本会に、総会及び幹事会を置く。

(総会)
第9条 総会は、自治会及び管理組合の総会における本会の事業報告及び事業計画の審議をもってこれに代える。
2 総会は、臨時に開催されることがある。
3 総会は、本会の事業報告及び事業計画の審議をとおして次の事項を審議する。
(1) 規約の制定、改正に関すること。
(2) 地区防災計画の作成及び改正に関すること。
(3) 年度の事業報告、事業計画に関すること。
(4) 予算及び決算に関すること。
(5) その他、総会が特に必要と認めたこと。
4 総会は、その付議事項の一部を幹事会に委任することができる.

(幹事会)
第10条 幹事会は、会長、副会長及び幹事によって構成する。
2 幹事会は、次の事項を審議し、実施する。
(1) 総会に提出すべき事業報告案、事業計画案に関すること。
(2) 総会において承認された事業計画により委任されたこと。
(3) 規約及び地区防災計画の改正案の作成に関すること。
(4) その他幹事会が特に必要と認めたこと。

(地区防災計画)
第11条 本会は、地震等による被害の防止及び軽減を図るため、防災計画を作成する。
2 地区防災計画は、次の事項について定める。
(1) 地震等の発生時における防災会の編成及び任務分担に関すること。
(2) 防災知識の普及に関すること。
(3) 災害危険の把握に関すること。
(4) 防災訓練の実施に関すること。
(5) 地震等の発生時における情報の収集・伝達及び出火防止、救出・救護、避難、給食・給水、災害時要援護者対策、避難所の管理・運営及び他会との連携に関すること。
(6) その他必要な事項

(会費・収入)
第12条 本会の会費は、自治会及び管理組合の会費の一部をもってこれに充てることとし、年度の収入金等は本会事業計画の両者総会における審議・決議を通じて自治会・管理組合の承認を得たのち、自治会・管理組合から一括して交付を受ける。

(経費・支出)
第13条 本会の運営に要する経費は、自治会及び管理組合の会費の一部その他の収入をもってこれに充てることとし、本会は独立した会計単位をもって支出を独自に執行・管理する。
2 決算で余剰を生じた場合、本会は次年度に繰り越すか、自治会・管理組合に返戻するかを事前に自治会・管理組合に協議した上で事業報告・事業計画に織り込み、両者の総会において承認を得る。

(会計年度)
第14条 会計年度は、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わる。

(会計監査)
第15条 会計監査は、毎年1回監事が、当会が自治会及び管理組合総会対して提出する事業報告及び事業計画について行う。ただし、必要がある場合は、臨時にこれを行うことができる。
2 監事は、会計監査の結果を自治会役員会及び管理組合理事会へ報告する。自治会役員会及び管理組合理事会は、会計監査の結果を本会の事業報告に添付して総会に報告するものとする。

(細則)
第16条 総会、幹事会の運営等については、別に細則を定めることができる。

附則
(規約の発効)
第1条 この規約は、平成24年6月3日から実施する。

(初年度における地区防災計画・細則の決定権限)
第2条 本会設立初年度においては、第4条(事業)の迅速な達成のため、第9条3項、第10条2項及び第16条の規定にかかわらず、地区防災計画及びその運営に関する細則の決定権限を幹事会に付与する。
2 前項により幹事会が地区防災計画及びその運営に関する細則の決定を行う場合は、広く会員の意見を聴取して行い、決定後は速やかに会員に対してその旨及びその内容を告知するものとする。

改定履歴

改定時期
承認総会
改定対象内容
2012年総会新設
2015年総会第6条3 項を追加。
第7条4項防災棟委員の役割を、防災計画、防災マニュアルと整合するよう改定。
第8条2項削除(新第9 条1 項に移動)。
第9条1項旧第8 条2 項の内容に改定。
第9条2項臨時開催の規定のみに改定。
2016年総会第6条1項(3) 幹事の規定に、防火管理者の規定を追加。
第6条2項役員・委員の任期の開始日の規定を追加。

コープシティ桜台自主防災会 会計細則

第1章 総則
(目的)
第1条
 この細則は、コープシティ桜台自主防災会規約(以下「規約」という)第4条に定めるコープシティ桜台自主防災会(以下「本会」という)の事業における会計処理に際し準拠すべき事項を規定することにより、会計処理を正確、適切に処理し、その円滑なる運営に資するとともに、会計監査について、必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)
第2条
この細則において使用する用語の意義は、この細則で特に定めるもののほか、規約に定められた通りとする。

(会計業務処理責任者)
第3条
 本会の会計に関する業務処理の責任者(以下「会計担当幹事」という)は、規約第6条1項に定める幹事(会長、副会長を除く)の互選により選任する。
2 会計担当幹事は本会の各年度の事業計画、予算および本細則に基づき、適切に会計処理を行うものとする。

(会計監査責任者)
第4条
本会の会計監査の責任者は規約第6条1項に定める監事とする。

第2章 会計
(会計処理の原則)
第5条
本会の財産の状況に影響を及ぼす取引(以下「会計取引」という)は、発生主義に基づき、
正規の簿記の原則に従い、整然かつ明瞭に記録、整理しなければならない。

(勘定科目)
第6条
本会の会計の勘定科目は、別表第1のとおりとする。なお、予算案は別表第1に定める項
目に分けて作成するものとする。

(決算)
第7条
会計担当幹事は毎月、月次決算を実施し、下記会計情報を翌月の幹事会開催日もしくは月末までに幹事会に報告しなければならない。
一 貸借対照表
二 収支実績表(予算対比)
三 現金・預金残高明細表
2 年度決算は、前1項並びに別表第1に定める各文書を整備し幹事会に報告し、また会計監査を受けなければならない。

(資金の受入)
第8条
資金の受け入れは、貨紙幣のみによって行うものとし、原則として銀行振込により行うものとする。
2 会計担当幹事以外の幹事が現金を受け入れたときは、領収証控えとともに遅滞無く会計担当幹事に引き渡さなければならない。会計担当幹事は、領収証控えと受け入れした現金に相違がないことを確認し、領収証控に受領印を押印の上現金を収納する。
3 会計担当幹事が受け入れた現金は、小口現金として運用することができる。

(資金の支払)
第9条
 資金の支払いは貨紙幣のみによって行うものとし、原則として銀行振り込みにより行うものとする。
2 規約第9条に定める総会で承認された予算に計上され、あらかじめ幹事会によって承認されている経費の銀行振り込みによる支払は、承認されている経費であることが会長によって確認/押印された請求書に基づき行う。
3 現金による経費の支払は、定められた承認を得ていることが会長によって確認/押印された請求書または立替経費精算書に基づき行う。但し、1万円未満/件の経費支出に関する上記確認/押印は会計担当幹事が行うものとする。

(支払の決裁について)
第10条
支払は、総会で承認された予算に計上されている経費の支出のみが許され、それに該当する経費であるか否かの判断/承認は、幹事会の決議をもって行う。但し、1万円未満/件の経費については、それが承認予算に計上されている経費であるか否かの判断/承認を会長、副会長、または会計担当幹事が行うことができるものとする。
この場合、支払後の最初の幹事会でその報告をしなければならない。

(領収証の発行・保管)
第11条
現金受入に際しては、原則として領収証を発行し、発行控えを保管しなければならない。
但し、銀行振込みによる場合は、領収証を発行しないことができる。
2 資金の支払いに際しては、原則として受取人発行の領収証を受取らなければならない。但し、銀行振込みによる場合は、振込み明細書をもって領収証に代えることができる。

第3章 会計監査
(監査目的)
第12条
会計監査は、本会において行われた取引とその会計記録について、妥当性、実在性、網羅性、正確性を確認することを目的とする。

(監査実施)
第13条
監事は、規約第15条に基づき、監査を実施する。

(監査記録)
第14条
監事は、行った監査の内容と監査上の発見事項、指摘事項、要修正事項等について記録(監査調書)を残し、他の帳簿類等とともに保管する。

(監査報告)
第15条
監事は、監査報告書を作成し、総会にて監査報告を行う他、コープシティ桜台自治会役員会およびコープシティ桜台管理組合理事会へ報告する。

第4章 その他
(預金口座の開設)
第16条
会計担当幹事は資金を適切に管理する目的で、安全性・利便性・収益性等を勘案し幹事会で選定された金融機関に預金口座を開設する。

(通帳および銀行印の保管)
第17条
前条により開設した金融機関の通帳および銀行印は会計担当幹事が保管するものとする。

(帳簿の保管等)
第18条
会計担当幹事は別表第2に定める帳簿・証票類を備え、本会の財産およびその増減に関するすべての記録の記帳および整理をしなければならない。
2 会長は前2項に基づく帳簿・証票類を保管し、閲覧に供するものとする。なお、保管場所などについては、別に幹事会決議により定めることができる。
3 帳簿・証票類の保存期間は別表第2に定めるとおりとする。

(細則外事項)
第19条
この細則に定めの無い事項については、規約に定めるところによる。

(細則の改廃)
第20条
この細則の変更又は廃止は、総会の決議を経なければならない。ただし、この細則の変更が規約の変更を必要とする事項であるときは、規約の変更を経なければ、することができない。

附則
(細則の発効)
第1条 この細則は、平成25年 6月 3日から効力を発する。

別表第1 勘定科目

区分会計科目備考
収入会費
雑収入利息など
前期繰越金
支出防災訓練費
防災資機材費
広報・事務用品費
会議費会議や渉外活動に関わる飲食費、交通費
雑費
次期繰越金※初版閲覧期間後に追加
資産現金
預金
未収金
負債・剰余金未払金
当期剰余金

別表第2 保管帳簿・証票類

文書名保管場所保存期間
月次会計報告書(収支報告書、貸借対照書) 資料室書庫当該会計年度末から5 年
年度決算書・監査報告資料室書庫永久
現金出納帳、預金出納帳、領収書等資料室書庫当該会計年度期末から10 年
什器備品台帳資料室書庫当該会計年度期末から10 年
預金通帳(繰越/満了前)会計担当幹事保管役員引継ぎもしくは繰越/満了まで
預金通帳(繰越/満了後)資料室書庫繰越日、満了日から10 年
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